SHIFT wil samen met de regio de digitale dienstverlening naar een hoger niveau tillen. Digitaal verzenden van documenten naar de eBox hoort daar onlosmakelijk bij. Dankzij de eBox krijgen burgers en bedrijven immers gemakkelijk én veilig toegang tot hun overheidsdocumenten. Het ultieme doel? Alle documenten bundelen in die digitale brievenbus, en dus op één plek. Al heel wat hogere overheidsdiensten verzenden hun documenten naar de eBox. Met SHIFT willen we ook de lokale besturen in Zuid-West-Vlaanderen op de rails zetten.
Niet alleen aan de ‘voorkant’ gaan we voor digitaal, maar ook in de back-office willen we nadenken over een digitale flow. SHIFT maakt er zijn missie van om besturen richting digitaal handtekenen te bewegen. We laten papier en natte handtekeningen links liggen en implementeren de digitale handtekening organisatiebreed.
Plan van aanpak
Hoe we digitaal tekenen en verzenden introduceren in de regio? We onderscheiden enkele projectfasen om te landen op onze bestemming.
Alle fasen
We brengen de regio samen en delen kennis rond digitaal tekenen en verzenden. We geven demo’s over de twee drijvende platformen, Magda Documentendienst en Digitaal Ondertekenen, en belichten de juridische kant van de zaak. De besturen zien op die manier de opportuniteiten en zetten de eerste stappen binnen hun eigen organisatie.
Tijdens een analysefase kijken de besturen met een vergrootglas naar hun eigen processen. Ze steken de koppen bij elkaar om de mogelijkheden rond digitaal tekenen en verzenden zo optimaal mogelijk in te zetten binnen hun organisatie.
Vanuit SHIFT onderzoeken we de voordelen van digitaal tekenen en verzenden. Naast de verwachtingen op vlak van digitale dienstverlening inlossen kan digitaal werken immers ook besparingen opleveren. De opportuniteiten worden hierdoor alleen aantrekkelijker.
We zetten alle mogelijkheden op een rij en structureren het geheel. De besturen hakken knopen door rekening houdend met prioriteiten, draagvlak, … We bekomen een overzicht voor de volledige regio wat gewenste aansluitingen en integraties betreft.
Als de richting gekend is, doorlopen we de verschillende administratieve aansluitingsprocedures.
We rollen digitaal tekenen en verzenden uit en bereiden alle stakeholders goed voor. We houden nauw contact met softwareleveranciers, informeren onze burgers en leiden medewerkers op. Een sterke communicatiecampagne en een sterk opleidingsplan zijn belangrijke succesfactoren.
We houden polshoogte en doen aan monitoring. Cijfers worden opgevolgd en zowel medewerkers als burgers worden bevraagd. We organiseren gebruikersmomenten om problemen op te lossen, kennis te delen én opportuniteiten te creëren.
We reflecteren over het gelopen traject en focussen op successen en lessons learned. Tot slot inventariseren we nieuwe ontwikkelingen om besturen aan te zetten om de volgende stappen te zetten.